Freelancer ohne Freizeit? Zeiteinteilung und Task-Management
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Als Freelancer kann man sich seine Zeit einteilen, wie man will. Arbeitszeiten können beliebig gekürzt oder verlängert werden und jederzeit kann man sich auch mal einen Tag frei nehmen. So habe ich mir das gedacht, als ich beschloss, selbstständiger Programmierer und Webdesigner zu werden. Doch leider ist eher das Gegenteil der Fall. Als Freelancer muss man sich seine Zeit streng einteilen und mit viel Selbstdisziplin arbeiten, sonst bleibt die Arbeit irgendwann einfach auf der Strecke.
Ihr habt sicherlich bemerkt, das meine Artikel längst nicht so regelmäßig erscheinen, wie ich mir das wünschen würde. Warum? Weil ich einfach nicht genug Zeit habe. Mittlerweile stapeln sich bei mir die Aufgaben, und um noch ein Sozialleben zu haben, muss ich eben meine Artikel von Zeit zu Zeit ruhen lassen. Ich habe die Wahl, wo investiere ich meine Zeit und wo nicht? Ich muss zugeben, mein Zeit-Management ist nicht immer perfekt, deshalb kommt bei mir meist irgendwas viel zu kurz.
Doch wie schaffen andere Programmierer und Designer es eigentlich, sich die Zeit einzuteilen, sodass nichts zu kurz kommt? Ich habe einige Blogger gefragt: Wie teilst du dir deine Zeit ein, sodass weder deine Arbeit, dein Blog oder das soziale Umfeld darunter leiden?
René Winkelmann
»Ich unterteile mir meinen Arbeitstag in verschiedene Bereiche, denn nicht nur NUMBOO möchte ein wenig Zuwendung, sondern auch unsere regulären Kundenprojekte von beMAKING. So werden morgens bis vormittags die meisten E-Mails beantwortet, dann geht es an die erste Runde für NUMBOO und nachmittags warten die Kundenprojekte auf die Abarbeitung.
Jedoch ist dies keine feste Regel, denn wenn wir kurz vor der Veröffentlichung einer neuen Ausgabe vom Magazin stehen, dann müssen wir dort auch die meiste Zeit investieren. Planung ist hier alles, denn was nicht vorkommen soll ist das gleichzeitig auch ein Kundenprojekt fertig gestellt werden muss, weil es dann nur im Stress ausartet. Das gleiche gilt auch wenn ein Kundenprojekt fertig gestellt werden muss, dann muss leider ein wenig Zeit beim Magazin gestrichen werden, um alles fertig stellen zu können.
Auch wenn man es sich fest vornimmt immer um 18 Uhr fertig zu sein, so schafft man es nicht immer. so kann es auch mal sein das ich an vereinzelten Tagen noch bis 22 Uhr an etwas sitze, damit ich mich am nächsten Tag nicht mehr damit beschäftigen kann. Geregelte Zeiten gibt es somit nur auf dem Papier, der Rest liegt an der Situation.«
Christian Schulze
»Zeiteinteilung ist eines der größten Probleme mit denen man sich als Freelancer befassen muss. Ob man gerade viele Aufträge hat oder nicht, es gibt immer etwas zu tun. Dazu kommen die alltäglichen Angelegenheiten, Verwaltungsaufgaben und Buchhaltung. Wenn man nicht aufpasst, lässt man sich von den vielen Kleinigkeiten ablenken und findet am Ende keine Zeit und Konzentration für die eigentlich wichtigen Aufgaben.
In den sieben Jahren meiner Selbstständigkeit habe ich schon viele Möglichkeiten der Zeiteinteilung ausprobiert. Mit zwei Methoden komme ich am besten klar: Sehr früh oder sehr spät arbeiten. Entweder stehe ich sehr früh auf (gegen 5 Uhr) und setzte mich an die Arbeit. Vorteil ist hier: Man kann mehrere Stunden arbeiten und egal was an diesem Tag noch passiert, welche Ablenkungen und Überraschungen eintrete, man hat auf jeden Fall die wichtigsten Arbeiten schon erledigt. Oder ich nehme mir einen Abend frei für Aufträge, die dringend sind und einen größeren Zeitblock beanspruchen. Hier muss man aufpassen, dass man nicht schon zu müde ist. Dafür hat man kaum zeitliche Begrenzungen und kann ungestört arbeiten, bis man fertig ist.
Beide Methoden haben einen gemeinsamen Nenner: Egal ob sehr früh oder spät am Abend, um diese Uhrzeiten gibt es wenig Ablenkung. Niemand ruft an und es trudeln nicht ständig Mails herein, die einem wieder aus dem Konzept bringen.
Sehr wichtig ist auch eine vom Arbeitsplatz getrennte Freizeit. Einfach weit weg von der Arbeit abschalten und mit Freunden oder Allein ein paar entspannte Momente verbringen. Man darf nicht den Fehler machen und ständig an die Arbeit und möglichen Probleme denken. Dann lässt es sich als Freelancer sehr gut leben.«
Auf der nächsten Seite schildern Jonas Hellwig und ich, wie wir mit unserer Zeit umgehen.
Jonas Hellwig
»Viele Festangestellte denken, als Freelancer könnte man sich seine Zeit einteilen wie man möchte. Da meine Kunden in der Regel einen festen Tagesablauf haben, muss ich mich ebenfalls (zumindest grob) an die gängigen Arbeitszeiten halten und erreichbar sein. Das stört mich allerdings nicht so sehr.
Ich nutze Mite als Tool zur Zeiterfassung und Things als Task Management Tool. Dadurch vergesse ich nichts, kann Projekte verlässlicher kalkulieren und parallel darauf achten, dass ich jeden Tag auch auf meine Stunden komme. Die gefühlte Arbeitszeit kann von der tatsächlichen nämlich kräftig abweichen. Ich muss allerdings zugeben, dass Zeitmanagement nicht gerade zu meinen Stärken gehört. Ich muss mich häufig dazu zwingen effektiv zu arbeiten, beispielsweise indem ich ohne Surf Stick ins Café gehe wo ich dann ohne Facebook und Co. arbeiten muss.
Meinen Blog pflege ich nebenher: Häufig schreibe ich am Wochenende oder in der Bahn schon einige Artikel auf Vorrat und veröffentliche sie dann nach und nach. Nur wenn ein brandheißes Thema reinkommt muss ich meinen Tagesablauf unterbrechen.
Zum Abschluss noch ein besonders wichtiger Punkt: Ich habe die Push-Funktionen auf allen Geräten abgestellt und bearbeite E-Mails in der Regel einmal morgens, einmal mittags und einmal abends. :)«
Und was ist mit mir?
Auch ich habe natürlich Probleme mit der Zeiteinteilung. Deshalb benutze ich grundsätzlich bei der Arbeit zwei tolle Dienste: myHours zur Zeiterfassung bei der Arbeit und Producteev für das Task-Management.
In myHours kann man bequem alle Stunden, die man gearbeitet hat, eintragen, oder man startet einfach vor der Arbeit einen Timer und stoppt ihn wieder, wenn man die Arbeit niederlegt. So kann man sich auf die Arbeit konzentrieren und nicht auf die Arbeitszeit.
Am Ende des Projekts lässt man sich einfach eine Zusammenfassung der Arbeitszeit anzeigen und kann diese einfach an den Kunden weiterleiten.
Producteev ist ein geniales Task Management Tool für Freelancer oder auch ganze Agenturen. Man kann Aufgaben anlegen, beschreiben, ihnen Wichtigkeit und Deadline geben und sie sogar einzelnen Mitgliedern des Teams zuordnen. So behalte ich einfach den Überblick über das, was ich noch erledigen muss.
Mithilfe dieser Tools habe ich meinen Arbeitsalltag, ziemlich gut im Griff.
Fazit: Freelancer sind gar nicht so frei
Wie sich gezeigt hat, hat man es als Freelancer nicht leicht. Sich die Arbeit selbst einzuteilen fällt nicht immer leicht und erfordert viel Selbstdisziplin. Zum Glück gibt es einige Tools, mit denen sich die Arbeit um einiges leichter aufteilen lässt.